Ketika kita berpikir tentang "Going Green" kita cenderung untuk memvisualisasikan konservasi, melindungi alam dan lingkungan kita yang rapuh. Bisnis dan teknologi memainkan peran yang sangat penting dalam inisiatif green di mana definisi tersebut dapat diperluas untuk mencakup :
- Pengurangan biaya operasi sehingga keuntungan meningkat
- Keuntungan dalam efisiensi dan produktivitas
- Peningkatan layanan pelanggan
- Pengurangan tekanan lingkungan
Sebuah penelitian baru menunjukkan bahwa sebuah perusahaan khas dengan 100 karyawan mengkonsumsi dan menangani 3 juta lembar kertas setiap tahun menghasilkan panen dari 137 pohon. Biaya menghasilkan dan menangani dokumen-dokumen memakan waktu, tenaga kerja, pengarsipan dan penyimpanan, merobek-robek, pickup sampah dan penghapusan, serta daur ulang atau pembuangan. Jika kita mengurangi penggunaan kertas kami sebesar 25% penghematan keseluruhan untuk bisnis dan dampak terhadap lingkungan akan mendalam.
Sistem perangkat lunak ERP adalah solusi bisnis yang kuat dapat memainkan peran penting dalam pengurangan kertas, operasi efisien, dan konservasi lingkungan. Artikel ini menyajikan beberapa konsep bahwa bisnis apapun bisa berlaku. Langkah-langkah penghematan biaya ini meliputi :
- Elektronik faktur dan koleksi otomatis
- Elektronik dokumen manajemen
- Laporan
Penagihan ERP Modern dan piutang perangkat lunak dapat mengurangi kertas dengan menggunakan internet dan email ke pelanggan secara faktur elektronik. Dengan membuat kontak penerima dan alamat email dalam file master pelanggan, faktur dapat dihasilkan secara elektronik dan email langsung ke kontak yang sesuai. Selain itu, salinan file tidak lagi diperlukan karena faktur dapat disimpan tanpa batas dalam sistem ERP dan dilihat, dicetak, atau meramalkan pada permintaan. Ini merupakan penghematan kertas, amplop, perangko, dan biaya penanganan serta menyediakan pengiriman hampir seketika ke penerima yang mengakibatkan peningkatan DSO (penjualan beredar hari atau pembayaran lebih cepat).
Konsep yang sama berlaku atas laporan dan pengingat pemberitahuan. Piutang modul usaha dalam perangkat lunak ERP dapat memproses laporan berkala dan / atau surat peringatan kepada pelanggan yang ditunjuk dan elektronik email mereka kepada individu yang sesuai. Sistem ini bahkan memiliki kemampuan untuk mengubah pesan dalam pengingat berdasarkan jumlah hari jatuh tempo. Hal ini membantu proses pengumpulan dengan mengurangi jumlah panggilan telepon sambil mempercepat pembayaran. Jika salinan faktur permintaan pelanggan mereka yang beredar dapat diambil dari sistem ERP dan email juga oleh karena itu ini dapat menghilangkan atau mengurangi tugas-tugas manual.
Manajemen dokumen elektronik memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengelola dokumen terkait transaksi dan bisnis dari dalam solusi ERP Anda. Going Green adalahtentang mengurangi kertas dan kebutuhan untuk pengajuan fisik sekaligus meningkatkan produktivitas dan layanan pelanggan. Anda dapat menyimpan, tag, dan mengambil berbagai jenis dokumen termasuk: gambar, cetak biru, lembaran data keamanan bahan, foto, packing slip, tanda terima pengiriman pelanggan atau vendor-vendor faktur pengiriman dan penerimaan dokumen ... dll
- Mengurangi biaya tenaga kerja , pengorganisasian, pengambilan, dan dokumen yang salah tempat
- Mengurangi biaya pencetakan, fax, dan fotocopy
- Mengambil dokumen yang diperlukan untuk menyelesaikan keluhan pelanggan atau masalah
- Merampingkan proses persetujuan untuk pembelian dan hutang
- Setelah foto-foto produk, gambar, cetak biru, dan instruksi di ujung jari Anda
Bidang lain yang signifikan dari konsumsi kertas dalam pelaporan. Anda mungkin ingat hari-hari ketika tumpukan hijau-bar laporan kertas di mana-mana yang terlihat. Denganpelaporan saat ini dan alat analisis laporan kertas dapat dikurangi sebanyak 80%. Sistem ERP dapat mempertahankan jumlah hampir tidak terbatas data historis daninformasi transaksi. Menggunakan alat-alat analisis dan pelaporan yang kuat, pengguna dapat memilah-milah informasi dan melihat hasil tabular dan grafis pada layar tanpa memerlukan kertas. Laporan lebih formal dan informasi keuangan dapat dihasilkan, dilihat, atau bahkan email ke satu atau lebih penerima. Penerima dapat melihat laporan di layar atau mencetak bagian-bagian yang dipilih yang menarik bagi mereka.
Yang sedang ngetren dalam software ERP adalah untuk menyajikan informasi pada desktop pengguna. Informasi penting dan indikator kinerja utama khusus untuk fungsi kerja dari pengguna dapat muncul secara real-time dalam bentuk tabel dan grafik pada desktop dan tersedia setiap saat. Ini menghilangkan kebutuhan untuk mencari informasi atau menjalankan laporan untuk melihat informasi penting.
0 komentar:
Posting Komentar